2018-02-28

لماذا أصبحت الشركات تفضل السكرتير الافتراضي

السكرتيرة الرقمية

10 اسباب جعلت كبرى الشركات تتنافس على السكرتير الرقمي :

1. بدلاً من أن تقوم الشركة بتوظيف مدخلي بيانات يعملون على أرشفة عملها إلكترونياً، يوفر السكرتير الافتراضي فرصة العمل على جميع المهام إلكترونياً منذ البداية دون الحاجة للورق والملفات والمراسلات المباشرة، فيكون بذلك مؤدياً لمهام الأرشفة الإلكترونية إضافة إلى عمله كسكرتير ينظم الأعمال اليومية. 

2. عادة ما يكون السكرتير الافتراضي صاحب مهارات متقدمة في التعامل مع البريد الإلكتروني والاستفادة من مزاياه التطبيقية، ومتمكن في التطبيقات والبرامج المستخدمة في إدارة الأعمال المكتبية، بخلاف السكرتير التقليدي الذي ربما تكون معلوماته أقل تطوراً وحداثة ومقتصرة على التعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس والبحث عن طريق الانترنت. 

3. يوفر التعامل مع سكرتير افتراضي نسخة دائمة يسهل الوصول إليها من جهات الاتصال وعناوين الشركات والمؤسسات التي يتم التعامل معها، لأن جميع هذه التفاصيل قد تم حفظها على مساحات تخزين مشتركة بين السكرتير والموظفين وصاحب العمل وليس في هاتف أحدهم الخاص أو أوراق ملاحظات موجودة على مكتبه. 

4. يوفر التعامل مع سكرتير افتراضي نسخة من محاضر الاجتماعات والأوامر الموجهة للموظفين ومحتوى الاتصالات الهاتفية باعتبار أن السكرتير قد قام بمتابعة كل تلك المهام إلكترونياً. 

5. المعلومات الموجودة في النظام الإلكتروني للسكرتير الافتراضي يمكن تنظيم من يمكنه الاطلاع عليها، وحجبها عن من لا يملك صلاحية لذلك، أكثر من ما هو ممكن في حال وجودها على شكل ورق في مكتب سكرتير ربما يضطر للتغيب عن العمل في أحد الأيام لظروف سفر أو مرض ويقوم أحد زملائه بتغطية عمله والاطلاع على التفاصيل المالية أو التفاصيل المتعلقة بالصفقات المهمة التي تستلزم درجة خاصة من السرية. 

6. توصلت دراسة علمية أجريت حول تأثير استخدام التكنولوجيا في أداء السكرتارية عام 2015 إلى أن استخدام تطبيقات الهواتف الذكية في السكرتارية يؤدي إلى سرعة تداول المعلومات في العمل ويقلل من الجهد المبذول في إبلاغ هذه المهام وإيصال هذه المعلومات بالطرق الأخرى المعتادة. 

7. إذا كانت وظيفة سكرتير من أكثر الوظائف التي تحتوي على ضغط تعامل واحتكاك شخصي مع المدير أو صاحب العمل، فإن التعامل عن بعد يقلل من حدة التواصل والمشكلات اللفظية التي قد تقع أحياناً، فالكلام المكتوب تتم مراجعته من قبل صاحبه قبل كتابته أكثر من المنطوق، وفي كثير من الأحيان يتم تأجيل الاتصال بين الطرفين في حالات الغضب والانفعال حتى يهدأ الطرف المنفعل، بينما لا يحدث ذلك في حالات الاحتكاك المباشر في العمل المكتبي، فالأمور تتطور سريعاً وربما أدت الخلافات الكبيرة لترك العمل في لحظة غضب، الأمر الذي لن يقدم عليه الشخص عن بعد إلا بعد تفكير ودراسة متأنية. 

8. إن ما يميز السكرتارية الافتراضية واعتمادها الكامل على التقنية أن الأعمال التي تؤدى من خلالها تكون عالية الجودة، مدعمة بالخرائط الذهنية والإنفوجرافيك والرسوم البيانية، والتي يسهل تعديل محتواها ومظهرها، والاختيار من بين العديد من الخيارات للقوالب المعدة المسبقة والتي لا ينقصها سوى إدخال البيانات عليها لتصبح جاهزة للطباعة أو العرض. 

9. لا يمكن أن ننسى حقيقة أن السكرتير الافتراضي لا يكلف صاحب العمل تجهيز مكتب خاص بإعدادات مكتبية وشبكة إنترنت ودفع بدل مادي لسكنه وترحيله،ولا الالتزام بإعطائه إجازة سنوية وإجازات في الأعياد والمناسبات الوطنية، فنظراً لاعتماد العاملين عن بعد على دخول أعمالهم فإنهم نادراً ما يتوقفون عن القيام بها حتى في فترات العطل وفي نهاية الأسبوع. 

10. أن صاحب العمل لن يكون محصور الخيارات بين المؤهلين من أبناء بلده أو المقيمين فيها فقط، بل يمكنه توظيف أشخاص من مختلف أنحاء العالم، أكثر كفاءة، وأقل تكلفة نظراً لاختلاف قيمة العملات من بلد لآخر، وهؤلاء المستقلون الذين يتم التعامل معهم لمهام السكرتارية الافتراضية غالباً قد سبق لهم العمل في نفس المهمة لشركات أخرى من مختلف أنحاء العالم، مما يعني أنهم أكثر تدريباً وانفتاحاً على الخبرات العالمية، واللغات الأجنبية، وأحدث تطورات برامج المساعدة المكتبية. 


وسواء كنت سكرتيراً مكتبياً أو سكرتيراً افتراضياً فالكثير من نجاح العمل مرهون بك، فكما يقال وراء كل مدير ناجح سكرتير ناجح. 


بقلم/ شيماء الرشيد

شارك هذا الموضوع

اشترك بالقائمة البريدية لمدونتنا وتوصل بجديد الدروس و المواضيع التي يتم طرحها مباشرة على بريدك الإلكتروني